Behandlingsansvarlig: Foresight AS, org.nr: 918610782, adresse: Hoffsveien 1a. 0275, telefon: 45013973 Oslo, e-post: dpo@foresight.as

1. OM PERSONVERNERKLÆRINGEN

Denne personvernerklæringen gjelder for Foresight AS (i det følgende omtalt som “Foresight” eller “vi”) og forklarer hvordan vi samler inn og benytter informasjon om våre brukere, og beskytter brukerens personvern.

Foresight respekterer din rett til personvern, og all behandling av personopplysninger skjer i henhold til gjeldende regelverk. Ved å bruke våre tjenester, aksepterer du og gir tillatelse til at Foresight kan behandle dine personopplysninger som beskrevet i denne personvernerklæringen.

Foresight fungerer som behandlingsansvarlig i forbindelse med rekruttering, HR og styring av kundeforhold (se avsnitt 3). Foresight vil også fungere som databehandler som behandler personopplysninger på vegne av kunder, i disse tilfellene vil en egen avtale som regulerer partenes rettigheter og pliktet inngås (se avsnitt 5).

For spørsmål du måtte ha om vår behandling av dine personopplysninger kan du kontakte personvernombudBeata Paragi på telefon 450-13973eller e-post dpo@foresight.as.

Når det nedenfor vises til GDPR, skal dette forstås som en henvisning til forordning (EU) 2016/679 (“GDPR“).

 

2. FORESIGHT SOM BEHANDLINGSANSVARLIG

I dette avsnittet forteller vi hvordan Foresight samler inn og bruker personopplysninger som behandlingsansvarlig.

Du deler personopplysninger med oss i følgende tilfeller:

  • Dersom din bedrift bestiller/abonnererog bruker en AEUS-konto.
  • Dersom du søker jobb hos Foresight.
  • Dersom du ber om kundesupport.
  • Dersom du registrerer deg på et Foresight arrangement.

Foresight samler inn og oppbevarer personopplysninger med følgende formål, rettslig grunnlag og lagringsperioder:

 

Formålet med behandlingen Personopplysninger Rettslige grunnlag Oppbevaring og lagringsperioder
Å holde kontakt med eksisterende og potensielle kunder Fornavn, etternavn, e-post, jobbtittel, telefonnummer, firmanavn, kvalitative notater. Berettiget interesse. I tråd med Hubspot sin personvernpolicy.
Å organisere arrangementer

 

Fornavn, etternavn, e-post, jobbtittel, telefonnummer, arbeidsplass, kjønn. Samtykke. I tråd med Eventbrite sin personvernpolicy.
Rekruttering Personopplysninger levert av jobbsøkeren. Berettiget interesse

(eller samtykke).

I tråd med ‘finn.no’s personvernpolicy. Når avgjørelsen er tatt og ingen kontrakt blir tilbudt, slettes alle personopplysninger fra mailboksen og andre steder.
Å sette opp AEUS-kontoer (med administrator-rettigheter) Fornavn, etternavn, e-post, telefonnummer, jobbtittel, firma. Avtale

og rettslig forpliktelse.

Persondataen lagres i Hubspot og AEUS så lenge klienten er aktiv eller fem år etter regnskapsåret.

 

2.1 Ulike formål med behandling av personopplysninger

Foresight overfører ikke personopplysninger i stor skalaeller på en strukturert måte til tredjeparter, hverken utenfor EU/EØS.

Faktiske og potensielle forretningskontakter og kundekontakter lagres i Hubspot (et gratis CRM verktøy) i tråd med Hubspot sin personvernpolicy.

Alle deltakere som melder seg på et Insight by Foresight-arrangement blir bedt om å registrere seg via Eventbrite. Registreringen skjer i tråd med Eventbrites personvernpolicy.Følgende personopplysninger blir samlet inn og behandlet:

  • Kontaktinformasjon – fornavn, etternavn, e-post, telefonnummer
  • Arbeidsplass og jobbtittel
  • Kjønn

Alle søkere som sender søknader til ledige stillinger hos Foresight bør registrere seg på finn.no og godta deres privacy policy. Alle personopplysninger og tilhørende dokumenter blir slettet fra programvarer (MS Outlook, Trello, Dropbox) brukt av Foresighthvis en kandidat ikke blir tilbudt stillingen. Dersom Foresight ønsker å beholde CV-en og søknaden til en kandidat for en eventuell stilling senere, så kan vi spørre om et samtykke fra kandidaten.

 

2.2 Behandling av personopplysningerved oppretting av AEUS kontoer

Foresight bruker og lagrer personopplysninger om klientrepresentanter med administratorrettigheter i AEUS. Dine personopplysninger samles inn og behandles i følgende tilfeller:

  • Gjennomføre tjenester du har bedt om.
  • Løse supporthenvendelser.
  • Administrere kundeforhold.
  • Kontrollere uønsket aktivitet på AEUS-konto.

Din kontaktinformasjon (navn, e-postadresse, telefonnummer) som er lagret i Hubspot brukes for å kommunisere med deg om AEUS-portal og tilhørende tjenester.

Din kontaktinformasjon er lagret, men vi lagrer ikke kredittkortnumre eller andre finansielle personopplysninger.Betalingstransaksjoner registreres kun dersom det foreligger en kontrakt mellom Foresight og deg. Eventuelle finansielle personopplysninger er begrenset til opplysningene som må oppgis ved at du kjøper AEUS og/eller andre tjenester.

 

3. RETTIGHETER

Det er frivillig for deg å gi oss dine personopplysninger, men dersom vi ikke får de nødvendige opplysningene kan det hende vi ikke vil være i stand til å tilby deg våre tjenester.

Som registrert har du, med visse forbehold, rett til:

  • Å få Foresights bekreftelse på om personopplysninger om deg behandles, og, dersom det er tilfellet, innsyn i personopplysningene og informasjon om behandlingen.
  • Å få eventuelle uriktige personopplysninger om deg selv korrigert av Foresight uten ugrunnet opphold, og å få ufullstendige personopplysninger komplettert.
  • Å få personopplysninger om deg selv slettet.
  • Å kreve at Foresight begrenser behandlingen.
  • Å motta personopplysninger om deg selv som du har gitt til Foresight og å overføre disse til en annen behandlingsansvarlig uten at Foresight hindrer dette.
  • Å protestere mot behandlingen av personopplysninger om deg selv.
  • Å klage på behandlingen til tilsynsmyndigheten (i Norge: Datatilsynet).
  • Når som helst å trekke tilbake et eventuelt samtykke gitt til Foresight.

Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside:  www.datatilsynet.no .

 

4. SLETTING AV PERSONOPPLYSNINGER

Personopplysninger vil kun bli lagret så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen.

Dette betyr for eksempel at personopplysninger vi behandler på bakgrunn av ditt samtykke slettes når samtykket trekkes tilbake. Hvis behandlingsgrunnlaget er vår berettigede interesse, vil personopplysningene bli slettet når slik berettiget interesse ikke lenger foreligger. Opplysninger som er lagret i henhold til lovpålagte forpliktelser slettes når plikten opphører.

 

5. FORESIGHT SOM DATABEHANDLER (AEUS-PORTAL)

I dette avsnittet skal vi forteller vi hvordan Foresight samler inn og bruker personopplysninger som databehandler.

Behandlingen av personopplysninger er basert på en databehandleravtale mellom Foresight og kunden.  Foresight har rollen som databehandler, mens kundene som bruker AEUS og konsulenttjenestene er behandlingsansvarlige. AEUS blir aldri ikke brukt til noe annet formål enn det som er avtalt mellom Foresight og kunden.

Som behandlingsansvarlig har våre kunder eneansvaret for å overholde lov og regelverk om personopplysninger i arbeidsforholdet, og for å identifisere det rettslige grunnlaget for databehandling. Behandlingsansvarlig har også ansvaret for å samle inn samtykke fra enkeltpersoner, dele personvernerklæringen med de registrerte og andre rettslige forpliktelser. Enkeltpersoner må kontakte sin arbeidsgiver for å påberope seg sine rettigheter, men det er egentlig arbeidsgivers ansvar å gi denne informasjon i arbeidsgivers personvernerklæring overfor sine ansatte.

AEUS tilbyr følgende hovedfunksjoner til sine kunder:

  • Registrering av personopplysninger (og andre opplysninger) til hver enkel ansatt.
  • Permisjon- og fraværshåndtering.
  • Lagring av lønnsslipper.
  • Lagring av andre arbeidsrelaterte/ HR dokumenter (cv, arbeidskontrakt).

Den behandlingsansvarlige og deres registrerte har rett til å registrere, få tilgang til, endre, rette eller slette personlig informasjon. Ved å bruke AEUS kan våre kunder og deres ansatte behandle følgende typer personopplysninger:

  • Ordinære personopplysninger: fornavn, etternavn, kjønn.
  • Kontaktopplysninger: e-postadresse, telefonnummer.
  • Digitale personopplysninger: e-postadresse, brukernavn, passord.
  • Sensitive personopplysninger: informasjon om helsestatus (sykmelding, egenmelding, permisjon), notater fra medarbeidersamtaler.
  • Andre spesielle kategorier av personopplysninger: å registrere fravær (omsorgsdager)kan kreve personopplysninger om barn (navn, fødselsdato).
  • Andre opplysninger (hvis de kombineres) kan også brukes til identifikasjon: hjemmeadresse (bestående av adresse, postnummer og sted), (ikke-personlig) e-postadresse, bankkontonummer (på lønnsslipper) og lønnsdata; kjønn; ansattes ID nummer.

Det blir ikke brukt vanlig cookies i AEUS, bare session cookies. Sistnevnte brukes kun for å registrere brukeren som har logget seg inn, og den utløper når han/hun logger seg ut.

 

6. TEKNISKE OG ORGANISATORISKE TILTAK

Tekniske og organisatoriske tiltaksom sikrer personvernet er beskrevet i Foresights Personal Data Protection Policy og er tilgjengelig for våre kunder og Datatilsynet ved forespørsel. For å sikre at all behandling av personopplysninger skjer i henhold til gjeldende regelverk, gjør Foresight sitt beste for å følge den juridiske og tekniske utviklingen.

Foresight kan ha kontroll over personopplysningene til deres kunders ansatte når det gjelder IT sikkerhet. Dette blir bare utført så lenge kundene bruker Foresights programvare for registrering av persondata til sine ansatte. AEUS har blitt utviklet og blir drevet ved å bruke Amazon Web Services. De fleste personopplysninger lagres i en applikasjonsdatabase, mens dokumenter er tilgjengelige på AWS-fillagring. Foresight begrenser tilgangen til detaljerte personopplysninger til sine autoriserte konsulenter. Enkelte personopplysninger kan også bli delt med andre parter (som vår underleverandør som tar ansvar for å utvikle og vedlikeholde AEUS) hvis underleverandøren anvender de passende sikkerhetstiltakene og at det er et rettslige grunnlag (avtale eller berettiget interesse) å dele den spesifikke informasjonen med dem.

 

7. ENDRING AV PERSONVERNERKLÆRING

Foresight kan endre denne personvernerklæringen i fremtiden. Eventuelle endringer vil bli lagt ut på vår hjemmeside. Vennligst sjekk regelmessig for å se eventuelle oppdateringer eller endringer.

For mer informasjon om Foresight, vennligst besøk vår hjemmeside påhttps://foresight.as/. Foresight sin generelle personvernpolicy er tilgjengelig for våre kunder og for Datatilsynet ved forespørsel.

 

8. KONTAKTINFORMASJON OG KLAGER

Ved henvendelser, kontakt gjerne: